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Informations

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Préparation

Vous pouvez vous faire livrer des colis à l’adresse suivante :

Etiolles Country Club
91450 Etiolles
Nom et date du Séminaire

Nous stockons les colis qui sont déposés en salle plénière le jour de votre événement. Il est indispensable de prendre contact avec votre Coordinateur Séminaires si la valeur des colis est supérieur à 1000€. Merci de nous informer de la date d’arrivée des colis ainsi que du nombre et du volume. 

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Temps 1 : 

Votre Chef de Projet, vous présentera l’Établissement et  vous aidera à établir le devis le plus juste selon vos besoins et votre budget.

Temps 2 : 

Votre Coordinateur Séminaires, sera à votre disposition pour vous aider pour préparer au mieux votre événement, à gérer le timing, vous conseiller sur vos choix d’Animations ou de Repas, entre autres.

Temps 3 : 

Votre Ange Séminaires, sera présente toute la durée de votre événement, si des besoins ou des questions se font sentir lors de votre séjour à l’Etiolles Country Club.

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Afin de préparer au mieux votre événement à l’Etiolles Country Club, nous vous invitons à venir faire une visite technique et de repérage du site.

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Il est en effet possible de se faire livrer des produits frais, sous réserve de disponibilité d’espaces réfrigérés. Nous vous invitons à nous communiquer le volume de ces produits.

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Effectivement, nous approvisionnons les Espaces Communs (Bar, Pause Gourmande, Salle de Restauration) de produits de votre marque. Si vous avez besoin de faire livrer des produits spécifiques (nouveautés, dégustations en Salle de Réunion…), nous vous invitons à vous rapprocher de votre Coordinateur Séminaires. 

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Toutes les informations essentielles au bon déroulement de l’événement sont détaillées dans l’outil d’organisation on-line : nombre de participants, animations, horaires, menus, rooming list… L’outil d’organisation est un réel appui pour organiser en tout sérénité votre événement.

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Vos espaces de travail, d’animation et de repas sont isolés. Les espaces au niveau du Club House sont communs. 

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Si vous souhaitez des informations ainsi qu’une proposition chiffrée, il vous suffit d’en faire la demande à l’adresse info@etiolles.com, de nous téléphoner au 01 69 89 59 69 ou de passer par notre site Internet www.etiolles.com et d’y remplir le formulaire que vous trouverez dans la rubrique “nous interroger” 

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En effet, il est possible de faire régler une partie des frais aux participants. Vous pourrez en parler à votre Commercial Séminaire pour qu’il vous donne la marche à suivre.

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En effet, nous accueillons aussi des fêtes familiales et des mariages, Christine notre Responsable Evénements Privés est joignable au 01 69 89 59 71 ou sur christine@etiolles.com

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Nous ne prenons en charge que l’organisation de l’événement, les contenus sont à créer par vous-même. 

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En effet, nous avons des espaces accessibles pour les personnes à mobilité réduite. Pour plus de confort, il est impératif d’en faire part à votre Coordinateur Séminaires pour qu’il puisse prévoir les espaces et les chambres adéquates.

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Transport

L’Etiolles Country Club est accessible depuis les axes A6, N7 et N104 (sortie 29 Etiolles). Facile de recherche via Waze, Google Maps et Apple Plans : “Etiolles Country Club”

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Nous disposons d’un Parking commun avec le Golf d’Etiolles, avec une capacité de plus de 250 places.

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Nous disposons de plus de 250 places de Parking.

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En effet, notre Parking est gratuit et en accès libre.

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Le RER le plus proche est le RER D, gare Evry Val-de-Seine.

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Notre service de Navette peut prendre en charge vos participants en gare d’Evry Val-de-Seine. La prestation est incluse dans le Forfait Illimité. 

Selon votre nombre de participants concernés, votre Coordinateur Séminaires vous proposera un temps de mise à disposition de la Navette avec Chauffeur, qui fera des allers-retours de façon continue pour acheminer vos invités jusqu’à l’Etiolles Country Club. Le retour est également assuré.

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Notre Navette dispose de 6 places en plus du Chauffeur.

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Nous assurons le transport de 24 personnes à l’heure.

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Grâce à la mise à disposition du véhicule, il n’est pas nécessaire de communiquer les coordonnées de chacun des invités concernés.

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Si vous avez besoin d’un bus pour acheminer vos participants jusqu’à l’Etiolles Country Club, nous pouvons effectivement nous occuper pour vous de l’organisation de la location d’un autocar. Cette prestation est hors Forfait Illimité. Il pourra vous être demandé de régler la prestation Bus indépendamment du Devis.

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Nous vous communiquons les coordonnées des chauffeurs de bus dès que nous recevons l’information de la part de notre prestataire. Ainsi, vous pouvez communiquer directement avec lui le jour de votre transport. 

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En cas de besoin de Taxis, nous vous proposons de les réserver pour vous auprès de la compagnie avec laquelle nous travaillons de façon régulière. Vous pouvez communiquer vos besoins à votre Coordinateur Séminaires. 

Durant votre Séjour, vous participants pourront se rapprocher de votre Ange Séminaire, qui effectue les réservations des taxis demandés spontanément. 

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Organisation

Nous vous demanderons de nous fournir le Logo de votre société en format Jpeg afin que nous puissions l’insérer sur notre écran d’affichage à l’extérieur de l’établissement. Aussi, nous avons dans les espaces communs, plusieurs écrans qui indiquent le nom de la salle qui vous aura été attribuée. Des panneaux indicatifs et des plans sont placés dans l’établissement pour aider vos participants à se repérer. Idéalement, nous privilégions le contact humain, tous nos employés sont à même de vous aider à vous rendre dans vos salles ou dans vos chambres. 

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L’Etiolles Country Club n’est pas privatisable mais n’hésitez pas à en parler à votre Conseiller Séminaire pour qu’il puisse vous proposer des alternatives à la privatisation.

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L’Outil d’Organisation On-Line est le point de départ de la préparation de votre événement. Il regroupe toutes les informations essentielles : choix et horaires des Repas, des Animations, besoins en matériel et disposition de la salle, Timing…
Il vous est fourni par votre Coordinateur Séminaires qui vous aidera à le remplir au mieux. 

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Vous avez jusqu’au mardi de la semaine précédant votre événement pour modifier vos menus. 

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Pour que votre réservation soit ferme et définitive, nous vous demanderons de nous retourner le devis établi par votre Chef de Projet et les CGV signés et tamponnés.  De plus, il est impératif que nous ayons reçu votre Acompte avant votre événement.

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Il est tout à fait possible d’augmenter votre nombre de participants, sous réserve de disponibilité. Les augmentations sont ajoutées sur votre Facture Finale.

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Nous fonctionnons en multi-options à l’Etiolles Country Club, nous vous invitons à bloquer le plus tôt possible vos besoins en terme de chambres.

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Les annulations sont gérées comme suit : 

  • entre la signature et 31 jours avant l’événement, elles sont facturées à 80%
  • entre 30 jours et j-16, elles sont facturées à 90%; 
  • à moins de 15 jours avant l’événement, elles sont facturées à 100%.
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Les Salles

Nos salles sont disponibles à compter de 7h du matin le jour de votre événement

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Nous attribuons les Salles selon le cahier des charges de chacun des groupes, le nombre d’invités et la disposition de salle souhaitée.

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Vous avez la possibilité de donner votre préférence en terme de salle, nous faisons toujours notre maximum pour vous attribuer celle que vous appréciez le plus, sous réserve de disponibilité.

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Selon les salles, les possibilités sont multiples : U jusqu’à 24 pax, Classe, Théâtre, Cabaret, Table Ronde, îlots… Vous pouvez demander conseil à votre Coordinateur Séminaires pour choisir la bonne disposition de salle selon vos besoins. 

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Les équipes interviennent la nuit. La disposition de salle est donc modifiable d’un jour sur l’autre sur simple demande.

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Dans chaque salle, vous disposez de 2 paperboards avec feutres, d’un vidéoprojecteur, de câbles de branchements, feuilles, stylos, bouteilles d’eau.

Vous disposerez également d’un kit orateur. Au-delà de 50 personnes, une sonorisation avec deux micros sans fil est incluse dans la prestation. 

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L’Etiolles Country Club dispose d’une large gamme de matériel pouvant être mis à disposition pendant la durée de votre événement : estrade, pupitre, micro, micro-cravate, etc…  Vous pouvez indiquer vos besoins à votre Coordinateur Séminaire, sous réserve de disponibilité. 

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La Salle Plénière est automatiquement incluse dans votre Forfait. Les Salles de Sous-Commissions sont  sur devis

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Vous pouvez décider de projeter sans fil ou via des câbles qui vous sont fournis. Une assistance technique vous est toujours proposée. 

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Votre Ange Séminaire reste à votre disposition tout au long de votre événement. 

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La quasi totalité de nos salles de réunion sont effectivement équipées de la climatisation.

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Il n’y a pas d’ordinateur fourni avec l’équipement en salle, l’idéal est donc effectivement d’apporter le vôtre.

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Internet

Sur l’ensemble du site, vous avez accès au réseau Wifi Etiolles Country Club avec un système d’identification simple.

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Vous pouvez en effet faire des Visioconférences dans votre salle Plénière ou en Sous-Commissions. Nous conseillons de tester les équipements en amont de la prestation pour les besoins spécifiques comme la Visioconférence. Nous nous déchargeons de toute responsabilités si les soucis de connexion venaient de vos pare feux ou systèmes de sécurités ne permettant pas la connexion en visioconférence. 

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Nous disposons d’un double accès internet pour garantir une bonne connexion sur l’ensemble du site afin de palier à d’éventuelles pannes ou à une surcharge de connexions simultanées.

Nous pouvons installer des réseaux câblés, à votre demande auprès de votre Coordinateur Séminaire. Nous vous invitons à venir effectuer des tests en amont de la prestation si vous avez des besoins spécifiques en terme de connexion à internet.

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Dans le cas où vous souhaiteriez établir une visioconférence ou si vous aviez des besoins spécifiques, nous vous conseillons fortement de venir faire des tests en amont de la prestation. 

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Sur l’ensemble du site, vous avez accès au réseau Wifi Etiolles Country Club avec un système d’identification simple.

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La Restauration

Vos espaces de Restauration sont attribués selon votre nombre de participants et selon le temps. En effet il est possible que vous soyez installés sur les Terrasses donnant sur le Golf. Si vous optez pour une animation pendant le repas, vous serez automatiquement installés dans une salle privatisée.

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Vous pourrez choisir parmis un large choix d’entrées, de plats et de dessert pour établir vos Menus uniques. Tous nos desserts sont faits maison. 

Afin de varier les Menus, nous pouvons aussi vous proposer nos Cocktails Apéritifs 5 pièces ou nos Cocktails 21 pièces Déjeunatoires ou Dînatoires, nos Buffets à thème ou notre Buffet Barbecue (selon la saison). 

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Nous disposons de Formules Buffets à thème, disponibles à partir de 40 couverts pour éviter le gaspillage alimentaire. Vous pouvez les consulter sur votre Outil d’Organisation On-Line ou dans votre Plaquette de présentation de l’Etiolles Country Club.

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Nous pallions au contraintes alimentaire en proposant des Menus pré-établis : un Menu végétalien sans lactose, sans gluten ni fruits à coque et un Menu Poisson de la Mer. 

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En cas d’événement à fêter (Anniversaires, départs en Retraite par exemple), nous sommes en mesure de vous proposer d’amener une pièce montée géante et un Gâteau individuel ou à partager avec bougies. Nous pouvons aussi organiser une remise de cadeaux ou toute autre chose à laquelle vous auriez pu penser. Vous pouvez vous rapprocher de votre Coordinateur Séminaires pour lui formuler votre demande.  

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Vous pouvez vous présenter pour les déjeuner entre 12h et 13h et pour les dîner entre 19h30 et 21h. Il faut compter entre 1h et 1h30 de repas. 

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Les Menus que vous pourrez créer sont des Menus uniques pour tout le groupe. Si vous avez des participants avec des Contre-Indications Alimentaires, vous pouvez les spécifier dans votre Outil d’Organisation on-Line et choisir un Menu alternatif.

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La Pause

La PauZe Gourmande à l’Etiolles Country Club est prévue au niveau du Club House. Elle est permanente et en accès libre. Vous pourrez y trouver un large choix de gâteaux, bonbons et boissons. Un bar à jus sera aussi à votre disposition. Les PauZes Gourmandes seront renforcées aux horaires convenus avec votre Organisateur Séminaire. Les Gourmandises et autres petites attentions sont conditionnées à l’unité.

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ns un esprit de convivialité, nous vous recommandons de prendre vos pauses dans notre espace détente situé au bar. 

Toutefois, si vous en faites la demande, vous avez en effet la possibilité de prévoir votre Pause en salle. Bien que moins riche, cette Pause n’en sera pas moins succulente ! Vous pouvez en parler avec votre Coordinateur Séminaire pour qu’elle soit prévue et installée dès votre arrivée. 

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Animations

Nos Animations sont incluses dans notre forfait illimité. Elle n’engendrent donc aucun surcoût.

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Vous avez tout à fait la possibilité de faire intervenir des prestataires extérieurs. Il est, dans ce cas, impératif de nous tenir informé au minimum 14 jours à l’avance des besoins nécessaires en terme de superficie, afin de valider avec vous les espaces adéquats. Nous conseillons vivement aux intervenants de venir faire un repérage des lieux. Aucun matériel n’est mis à disposition des prestataires extérieurs.

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Notre matériel est toujours accompagné de nos formidables Animateurs.

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Nos Animations demandent au minimum 2h à partir du moment où le groupe est réuni. Pour les groupes supérieurs à 50 personnes, il faut alors bloquer 2h30.

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Les Animations sont à bloquer avec l’organisateur Séminaire en amont de la prestation. Un large choix d’activités libre est également disponible au Club House (Billard, Baby-Foot, Fléchettes, jeux d’arcades…) 

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Notre forfait inclut les Animations en illimité. La seule limite est le temps nécessaire à chacune des activités et la disponibilité des Animations aux créneaux horaires demandés.

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Nos Animations ont pour but de favoriser la cohésion du groupe, c’est pour cela que nous ne scindons jamais le groupe en plusieurs activités.

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Nous procédons à la fin des Animations à la remise d’un trophée. Dans le cas où vous souhaiteriez offrir des prix aux participants, vous pouvez les fournir en amont de la prestation et en informer votre Coordinateur Séminaires.

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Nous mettons en place des créneaux horaires d’animation : 10h-12h, 13h45-15h45 et 16h-18h.  Il vous est aussi possible de choisir une Animation durant les repas.

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Afin de rendre les équipes reconnaissables nous remettrons des badges que les participants pourront coller sur leurs vêtements.

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Bien entendu, nous veillons en tout temps au bien être de nos invités : les animations sont toujours prévues avec des bouteilles d’eau ou des fontaines à eau. De plus, le Bar est accessible en continu, les participants peuvent y demander une boisson quand ils le souhaitent.

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Dans le cas où la météo ne nous permet pas de mettre en place l’Animation que vous avez bloqué, nous vous proposons toujours de passer sur une autre option. Votre Coordinateur Séminaires prend contact avec vous 72h à 48h avant l’événement pour bloquer avec vous une autre Animation qui remplacera la première.

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Avec grand plaisir, nous pouvons les entreposer sur demande en attendant la venue de votre transporteur. Il est essentiel que vous en fassiez la demande auprès du Chef des Animations. 

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Nous ne pouvons moduler la durée des Animations. Il est impératif de prévoir le temps nécessaire à leur bon déroulement.

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Cela est tout à fait possible. Toutefois cela impose que les participants aient connaissance de leur équipe au moment de démarrer l’animation. Il est impératif d’en informer votre Coordinateur Séminaires à l’avance afin de connaître le nombre d’équipes à composer. 

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Les Animations fonctionnent en créneau horaire. Il se peut que certaines animations ou horaires ne soient pas disponibles . Afin de vous assurer de la disponibilité de votre Animation,  nous vous invitons à la bloquer le plus tôt possible.

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Nos Animations Team-Building sont en effet toujours privatisées. Les soirées au Club House, sont quant à elles communes aux autres groupes présents dans l’établissement. 

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Nos repas animés nécessitent un service à l’assiette et un espace clos. En conséquence, il ne peut y avoir d’animation pendant un buffet ou dans un espace extérieur.  L’Animation durant le repas prends du temps, cela diminue donc le temps consacré à la secondes partie de soirée.

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Vous avez jusqu’au mercredi de la semaine précédent votre événement pour bloquer vos Animations, sous réserve de disponibilité. Nous vous conseillons de réserver vos activités à la signature du devis pour que le créneau que vous souhaitez soit bloqué pour votre groupe.

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Afterwork

L’Open Bar Alcoolisé ouvre à 18h et se termine à 2h du matin.

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Le Bar est accessible tout au long de la journée, avec un Open Bar soft en continu. Les boissons alcoolisées sont à discrétion de 18h à 2h du matin.

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Après le Dîner, nous vous invitons à nous rejoindre au Club House pour prolonger la soirée dans nos Espaces Communs. Vous avez la possibilité de choisir entre une Soirée Casino, une Soirée Karaoké ou une Soirée DJ Red Cup. 

Après chaque Animation, nous passons automatiquement en Soirée Dansante, animée par notre DJ Résident. 

Vous pouvez aussi profiter de nos infrastructures en accès libre : Baby-foots, Billard, bornes d’Arcades Rétro-Gaming, Tennis de Table…

Notre équipe d’Animation fera le nécessaire pour vous faire passer un moment convivial et chaleureux ! 

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Les Soirées après le Dîner sont prévues dans nos espaces communs, vous ne pouvez donc pas privatiser ces soirées. Nous vous invitons à communiquer vos besoins à votre coordinateur séminaires pour qu’il puisse vous aider à répondre au mieux à votre cahier des charges.

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En effet, vous êtes automatiquement en Open-Bar de 18h à 2h du matin. 

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En effet, vous avez la possibilité de limiter la consommation de boissons alcoolisées soit en demandant à servir exclusivement Bière, Vin et Champagne, soit en demandant des Tickets Boissons qui seront distribués à vos participants. Vous pouvez en discuter avec votre coordinateur séminaires.

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Nous pouvons vous servir du Champagne, des Cocktails, de la Bière pression, des Jus et Sodas, des Cocktails sans alcool, du vin (blanc, rouge et rosé).

Toutes les boissons sont servie par notre équipe de Bartenders.

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Hébergement

Les clés de chambres sont disponibles à compter de 16h, nous avons pour habitude de les remettre en même temps que l’ouverture de l’open-bar et à la fin de la journée de réunion à 18h. 

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Les chambres doivent être restituées à 10h du matin. Nous vous conseillons de vider les chambres en vous rendant au petit déjeuner afin d’éviter les oublis ou les allers-retours.

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Vous avez  la possibilité de surclasser 10% de vos chambres, sans coûts supplémentaires.

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Les chambres sont attribuées de façon aléatoire, sauf pour les chambres VIP que vous pouvez spécifier dans votre Rooming List.

Si vous avez des participants hébergés en chambre Twin, nous vous invitons à constituer les binômes en amont. 

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Nous avons effectivement des chambres pour PMR. Nous vous invitons à le spécifier dans votre Rooming List.

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Dans vos chambres, vous aurez à disposition un kit de linge hebdomadaire (draps et serviettes de toilette), un sèche-cheveux, shampoing et gel douche.

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A votre Arrivée dans l’Établissement avant 12h, nous prenons en charge vos bagages et nous nous chargeons de les déposer dans vos chambres.

Lorsque vous arrivez après le déjeuner, nous  stockons les bagages en bagagerie pour que vous puissiez les récupérer au moment de la remise des clés de chambre.

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Presque toutes nos chambres sont effectivement twinables.

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Après la restitution des clés de chambres, nous stockons vos bagages dans l’espace Bagagerie prévu à cet effet. Ils vous sont restitués à la demande quand vous quittez l’établissement. 

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