9 Questions essentielles à l’organisation d’un séminaire

Vous recherchez un lieu de conférence pour votre prochain séminaire ? Trouver le bon lieu peut faire la différence pour organiser l’événement professionnel que vous imaginez.

Mais choisir le bon endroit n’est pas facile, la liste des lieux disponibles peut sembler écrasante. Pour vous aider à choisir le lieu idéal pour votre séminaire, voici quelques questions à poser au moment de l’organisation de votre meeting.

1. Ma date est-elle disponible ?

Avant d’entrer dans les détails d’un lieu de séminaire, il est important de vérifier dès le départ qu’il est disponible à votre date. Vous ne voulez pas passer des semaines à restreindre votre liste au lieu idéal, seulement pour constater qu’il était déjà réservé ! 

2. Quelle est la capacité ?

Il est également important de vérifier la capacité de la salle de réunion dès le début. Vous devez vous assurer non seulement qu’elle peut s’adapter au nombre d’invités que vous prévoyez, mais également qu’elle n’est pas trop grande. La dernière chose que vous voulez, c’est que vos invités s’affairent dans une salle à moitié vide.

3. Offrent-il un service de restauration sur place ?

Si votre séminaire nécessite un service de restauration, découvrez ce qui est disponible sur le site. Renseignez-vous également sur les choix alimentaires qu’il peut offrir, dans quelle mesure peut-il être flexible et s’il est prêt à répondre à des besoins alimentaires spécifiques.

4. Comment y accéder par les transports locaux ?

Assurez-vous que le campus qui vous accueillera dispose de bonnes liaisons de transports. Si vous choisissez une salle de séminaire en Île-de-France, par exemple, est-elle proche d’une station RER ou d’une grande gare TGV ? Et qu’en est-il des itinéraires de bus et de l’accessibilité en voiture ? L’établissement dispose-t-il d’un service de navettes ?

5. L’Hébergement sur site est-il possible ?

Si vous avez des invités, des exposants ou des orateurs qui voyagent à une distance raisonnable de votre événement professionnel, il est judicieux de trouver un lieu qui propose un hébergement. Les orateurs et les exposants en particulier aiment souvent rester le plus près possible du lieu, donc avoir la possibilité de se loger à proximité rend instantanément votre séminaire plus attrayant. Renseignez-vous sur la possibilité d’un hébergement sur site pour tous vos invités.

6. À quoi ressemble le cadre du lieu ?

Un séminaire peut être l’occasion de s’aérer hors des grandes villes, sans pour autant parcourir des kilomètres. Favoriser un lieu calme avec de grands espaces verts offre à votre meeting professionnel un cadre propice au travail.

7. Quel est l’accompagnement le jour de l’événement ?

Si vous avez besoin d’assistance technique pour des éléments tels que les projecteurs, le son et l’éclairage, vérifiez à l’avance si cela est disponible. Sinon, vous devrez prévoir votre propre expert pour votre conférence, afin d’éviter que votre événement ne soit perturbé par un problème technique.

8. Combien cela coûte-t-il ?

Cela peut sembler être une question évidente, mais il est important de se faire une idée générale des coûts dès le début de l’organisation du séminaire. Des offres All-Inclusive, avec des forfaits tout compris en illimité existent pour vous permettre de respecter votre budget.

Besoin d’aide supplémentaire pour organiser votre séminaire ?

Pour plus d’informations sur la façon dont vous pouvez organiser votre prochain événement professionnel avec nous, ou pour en savoir plus sur notre formule tout compris en illimité, contactez l’équipe de l’Etiolles Country Club.

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