La planification d’une soirée d’entreprise peut sembler être une tâche fastidieuse, allant des heures de planification à la création d’un budget personnalisé pour un résultat mémorable. Mais de nombreuses entreprises organisent des événements spéciaux ou des fêtes en conjonction avec des événements existants ou en tant que célébrations autonomes pour montrer leur appréciation aux clients, partenaires et employés. Les événements professionnels favorisent les relations commerciales de votre entreprise avec les clients, les employés et les associés. Ils créent une plate-forme pour lancer de nouveaux produits, permettent une meilleure interaction avec les employés, augmentent le taux de fidélisation des clients, créent un espace de réseautage et renforcent votre image de leader du secteur. Et les soirées d’entreprise en sont le summum – parce qu’elles sont également censées être amusantes ! La planification d’une soirée d’entreprise nécessite des heures de délibération, il est donc préférable de commencer à planifier tôt pour vous assurer que votre événement soit mémorable (et de manière positive !). Voici une check-list pour vous aider à planifier :


Des mois avant l’événement

Définissez un thème – Les thèmes d’événements assurent la cohésion. Et un thème bien choisi génère du buzz pour et lors de votre événement. Un thème bien pensé devrait influencer chaque partie de votre événement, y compris les communications, la décoration, la nourriture et les boissons, les présentations, les cadeaux et même le code vestimentaire.
Fixez une date – Il est essentiel de fixer une date pour votre événement. Cela donnera à tous vos employés et clients suffisamment de temps pour planifier tous les autres engagements. La fixation d’une date est également importante car vous devrez réserver votre salle à l’avance. Lorsque vous vous sentez en confiance, vous souhaiterez peut-être également partager la date avec vos invités, pour vous assurer qu’ils ont suffisamment de temps pour bloquer leurs calendriers.
Déterminer le budget – Dans la plupart des cas, vous travaillerez avec un budget défini. Assurez-vous de conserver un budget détaillé pour chaque partie de l’événement (comme les frais de location de salle, l’audiovisuel, la nourriture et les boissons, les cadeaux, la signalisation, le marketing, les fleurs, les divertissements, etc.) pour vous assurer de rester dans ce cadre fixer le montant – et savoir où vous pouvez dépenser plus. Si vos décorations coûtent moins cher que prévu, vous voudrez peut-être augmenter votre budget boissons, par exemple.
Organiser les services de restauration – Il est tout aussi important d’organiser des services de restauration. Qu’il s’agisse d’une fête d’anniversaire, d’une cérémonie de mariage ou d’une fête d’entreprise, tout le monde apprécie la bonne cuisine. Si vous organisez votre soirée dans un hôtel ou un lieu avec un traiteur exclusif, ce sera plus facile – mais pour les lieux qui vous permettent votre choix (ou même ceux avec une courte liste de traiteurs préférés à choisir), assurez-vous de bloquer beaucoup de temps pour la prise de décision.
Divertissements – Le simple fait d’avoir une chambre décorée avec de la nourriture et des boissons est bien, mais ce n’est pas mémorable. Vous aurez au moins envie d’avoir de la musique, que ce soit un DJ, un groupe, un quatuor à cordes ou un soliste de violon – ou, en fonction de la démographie de votre groupe, même du karaoké. Les photomatons sont toujours amusants et beaucoup d’entre eux proposent désormais des options vidéo pour encore plus de partage sur les réseaux sociaux.

Quand l’événement se rapproche

Décidez du code vestimentaire – Une fois que vous avez sélectionné un thème, vous devez également décider d’un code vestimentaire. Si vous souhaitez utiliser un thème englobant tout, cela pourrait être quelque chose comme un thème des années western. Mais que ce soit décontracté, tout le monde voudra s’assurer de s’habiller convenablement.
Envoyez des invitations – Cela peut sembler évident, mais le temps peut passer rapidement et avant que vous ne le sachiez, l’événement est presque à portée de main. L’envoi d’invitations bien à l’avance donne à chacun la possibilité de marquer son calendrier. Si vous avez demandé des RSVP ou une inscription, vous aurez une meilleure chance d’estimer le nombre de participants réalistes suffisamment à l’avance pour signaler tout problème potentiel avec les ensembles de salle ou la nourriture et commandes de boissons.
Choisissez votre menu – Une fois que vous avez sélectionné un service de restauration pour votre événement, concevez votre menu de plats et de boissons. Assurez-vous de faire vos recherches et de comprendre ce que tout le monde pourrait apprécier (cela correspondra également à votre budget et à tout mandat d’entreprise). Avez-vous des invités qui peuvent avoir besoin de repas végétaliens, végétariens, casher, halal ou sans gluten? Des allergies à connaître? Et préféreraient-ils des cocktails ou des boissons non alcoolisées? Vous devrez peut-être choisir entre un forfait par personne et commander de la nourriture ou des boissons par quantité. Bien que par personne puisse être plus facile, ce n’est pas toujours plus abordable. Faites de votre mieux pour calculer ce dont vous avez besoin et ce qui convient le mieux à votre budget, votre thème et votre organisation.
Établissez un ordre du jour – Y aura-t-il des entrées, des présentations, un dîner? À quelle heure chacune de ces choses devrait-elle se produire et qui doit être impliqué?


Une semaine avant l’événement (minimum)

Vérifications finales – Assurez-vous de faire une vérification finale avec le lieu, les traiteurs et les autres fournisseurs pour vous assurer que toutes les dispositions sont prises de leur côté. La plupart des traiteurs internes ont un minimum de trois jours pour une garantie de nombre final, et les traiteurs externes peuvent en avoir plus. N’oubliez pas qu’ils doivent commander la nourriture et les boissons et faire toute la préparation à l’avance!
Envoyer un e-mail final – Une fois que vous avez pris toutes les dispositions nécessaires, envoyez un e-mail de rappel. Confirmez avec les fournisseurs et le personnel les heures dont ils ont besoin pour arriver sur le site, ainsi que tous les détails tels que les heures de stationnement, d’installation et de démontage.

Après la soirée d’entreprise

Envoyez un e-mail de remerciement – Ce n’est pas parce que l’événement est terminé que vos communications devraient l’être. Envoyez à vos participants un e-mail de remerciement et incluez tous les messages que vous souhaitez qu’ils gardent à l’esprit. Incluez des liens vers des photos, vidéos ou autres souvenirs de l’événement. Y a-t-il autre chose que vous souhaitez promouvoir? Incluez un appel à l’action dans l’e-mail qui garde votre marque en tête.
Faites la promotion de photos et de vidéos sur les réseaux sociaux – Si vous souhaitez que vos invités partagent leurs expériences, facilitez-leur la tâche. Donnez-leur un hashtag à l’avance, rappelez-leur sur place et faites-en un suivi après l’événement. En tant qu’hôte, vous et votre équipe devez également publier des photos et des vidéos sur les réseaux sociaux de votre choix et les partager avec vos invités une fois l’événement terminé.

Une soirée d’entreprise, c’est une très grande responsabilité et beaucoup d’organisation. C’est pourquoi à l’Etiolles Country Club, nous vous proposons un forfait Soirées Mémorables avec différents thèmes pour éblouir vos invités ! N’hésitez pas et contactez-nous pour en savoir plus !

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