Réussir son événement professionnel, c’est avant tout une organisation en amont !


Ça y est, vous avez votre agenda, votre liste d’invités et une date pour votre événement professionnel. Tout ce dont vous avez besoin maintenant pour votre journée d’étude, c’est d’un lieu pour l’accueillir.

Mais avant de vous engager à réserver votre salle de réunion, vous devez prendre en compte quatre considérations pour que votre journée soit aussi réussie et bien planifiée que possible.

1. Les Rafraîchissements

Si vos invités doivent passer toute la journée à travailler, vous devez vous assurer qu’ils soient bien accueillis. Pensez donc au type de rafraîchissements que le lieu que vous réservez est en mesure d’offrir.

Ceux-ci peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants:

  • Thé et café de bienvenue, fruits et pâtisseries pour le petit-déjeuner
  • De l’eau sur table
  • Thé, café, biscuits et fruits en milieu de matinée
  • Déjeuner de travail
  • Thé et café en milieu d’après-midi
  • Boissons après la réunion
  • Dîner

Les campus de séminaires sont habitués à recevoir vos invités et peuvent leur offrir un grande variété de rafraîchissements pour les journées d’étude et seront en mesure de vous conseiller sur les quantités et vous donner des suggestions sur le type de nourriture et de boisson que vos invités peuvent apprécier.

2. L’équipement

Avant de réserver un lieu, assurez-vous qu’il dispose de l’équipement dont vous aurez besoin pour votre journée d’étude.

Par exemple, aurez-vous besoin de faire des présentations ? Avez-vous besoin d’installations de conférence téléphonique ? Voici une liste de contrôle rapide de certains des équipements et services auxquels vous devrez peut-être réfléchir:

  • Accès WiFi
  • Rétro-projecteur
  • Supports de projection
  • Télécommande pour projecteurs
  • Écrans
  • Matériel vidéo
  • Matériel de téléconférence
  • Microphones
  • Paperboard
  • Bloc-notes et stylos
  • Éclairage
  • Haut-parleurs

Vérifiez également que le lieu dispose des bons câbles et / ou prises pour tous les équipements que vous pourriez apporter (et si ce n’est pas le cas, assurez-vous d’apporter les adaptateurs et les câbles nécessaires avec vous le jour même).

3. Accessibilité

Comment vos invités se rendront-ils à votre journée d’étude et comment en reviendront-ils ? Avant de confirmer votre espace de réunion, il est important de considérer l’accessibilité.

Par exemple, si les gens voyagent en transports en commun, y a-t-il une gare RER ou une gare TGV à proximité ? Ou est-ce sur une ligne de bus ou de tram ? S’ils peuvent conduire, est-ce à proximité d’un réseau routier fiable et y a-t-il un parking à proximité ?

Si vos invités viennent de plus loin, à quelle distance sont vos sites présélectionnés par rapport à un aéroport ? Et comment voyageront-ils de l’aéroport au site ? Auront-ils également besoin d’un hébergement pour la nuit avant ou après la réunion ? Et si oui, y a-t-il des options à proximité ? Un service de navette peut-il est mis en place par le lieu de votre événement professionnel ?

Et enfin, si vos invités veulent se détendre après leur réunion, y a-t-il de nombreux divertissements et restaurants à proximité ?

La dernière chose que vous voulez, c’est d’une réunion parfaitement planifiée dans un lieu trop éloigné pour que la plupart des invités puissent y accéder facilement. 

4. Forfaits

La plupart des salles à louer vous offriront un tarif à la journée pour des réunions d’une journée entière. Mais encore une fois, avant de vous engager, assurez-vous de savoir exactement ce que comprend votre forfait.

Renseignez-vous exactement sur ce que couvre le tarif journalier. Par exemple, est-ce juste la salle de réunion ? Ou l’installation, l’équipement et les rafraîchissements sont-ils inclus ?

Ce qui peut sembler un tarif journalier raisonnable dans un lieu peut rapidement devenir coûteux lorsque vous ajoutez tous les extras qu’il manque par rapport à un autre. Donc, si vous comparez des campus de séminaires, assurez-vous que leurs forfaits incluent les mêmes éléments, et sinon combien il en coûtera pour les ajouter.

Planifiez votre réussite

Avec la bonne planification, votre journée d’étude se déroulera sans heurts – et la moitié du succès de la planification est de choisir le bon lieu de réunion. Alors prenez votre temps et posez les bonnes questions avant de vous engager.

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