Nos petits trucs et astuces pour une organisation sereine


Croyez-nous, on le sait, organiser un séminaire pour son entreprise est une tâche impliquant beaucoup de responsabilités… Que ce soit votre premier ou le 100ème, chaque événement professionnel est unique et il vous faudra vous adapter à toutes les demandes spécifiques. Pour faire face ce challenge de taille, voici une liste de tout ce qu’il faut avoir en tête pour vivre de façon sereine l’organisation de votre séminaire.

L’anticipation (on est jamais trop en avance…)

Ça y est, on vous a donné le feu vert, vous êtes dans les starting blocks pour l’organisation de votre prochain événement professionnel ! Mais alors par où commencer…? Avant de vous lancer la tête la première dans les détails, assurez-vous d’une chose : que vous ne manquerez pas de temps ! Si vous faites le choix d’un événement entièrement organisé par vous-même, 4 à 6 mois, c’est le temps moyen qu’il vous faudrait pour trouver l’ensemble de vos prestataires, le lieu idéal et peaufiner dans les moindres détails votre événement. Mais avec des formules All-Inclusive spécialement conçues pour les séminaires, ce temps peut être amplement divisé par 2.

1. Etablissez la liste de vos objectifs

Pour quelle raison décidez-vous d’organiser cet événement ? Un séminaire d’intégration, de formation, de team building ou encore de direction ? Ciblez le but de ce meeting, il vous sera plus facile d’imaginer le déroulement de ce dernier une fois son objectif parfaitement établi.

Il vous faut aussi penser à un nombre de participants envisagé et espéré pour participer à ce séminaire. Selon l’objectif de ce dernier vous pourrez facilement déterminer le nombre de collaborateurs souhaité !

2. Faites une estimation de votre budget

S’il ne vous est pas imposé, commencez à imaginer le budget par participant. Cette estimation est importante pour fixer le cadre de ce dernier et avoir une idée plus précise de ce que vous pourrez offrir à vos collaborateurs. Pour vous aider à faire cette estimation, empruntez les chiffres de séminaires passés de votre entreprise, ils peuvent vous servir de base !

3. Choisissez une date

Vous avez désormais une estimation de votre budget et du nombre de participants, ainsi que l’objectif de votre séminaire… Il est temps de choisir une date ! Ou plutôt deux dates. Eh oui, il vous faut toujours avoir un plan B, et il serait dommage de laisser passer le lieu de vos rêves simplement parce qu’il a déjà été réservé à la date souhaitée. Alors pour avoir plus de flexibilité faites le choix de deux dates !

4. Ciblez géographiquement & choisissez votre lieu de séminaire

Désormais il vous faut trouver le lieu idéal pour votre événement professionnel. Avant de vous lancer dans la recherche de vos salles de réunions, pensez à l’emplacement géographique de votre meeting. Prenez en compte différents paramètres : le déplacement de vos collaborateurs et donc la proximité de votre lieu pour tous et le cadre souhaité (un séminaire dépaysant hors de la ville fait toujours son petit effet). De là, vous pourrez identifiez les lieux où organiser votre séminaire dans la zone géographique souhaitée.

Ça y est vous avez eu le coup de coeur pour un établissement ! Assurez-vous qu’il possède toutes les infrastructures dont vous aurez besoin pour votre séminaire professionnel : nombre de salles de réunions suffisant, WiFi, hébergement si vous optez pour un séminaire résidentiel…

Communiquez, communiquez…

Un séminaire est un événement important au sein d’une entreprise. Que vous en fassiez régulièrement ou un seul chaque année, il montre que votre entreprise vit et qu’elle est dynamique. Alors profitez en pour communiquer sur cet événement professionnel majeur : communiquez au sein même de votre entreprise auprès de vos collaborateurs directs mais aussi sur vos réseaux sociaux (vous pouvez créer un événement Facebook, créer une vidéo promotionnelle, poster du contenu autour de ce meeting sur Instagram, Linkedin et même Twitter)

Faites appel à un Centre de Séminaires spécialisé

Notre dernier petit conseil enfin… Pour vous aider à organiser votre séminaire quoi de mieux que de faire appel à des spécialistes ? Avec des formules All-Inclusive, les Centres de Séminaires sont la clé pour une organisation suivie et sereine. Ils vous accompagnent tout au long de l’élaboration de votre projet d’événement professionnel et vous procurent un gain de temps à ne pas négliger ! 

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